過去にGmailでやりとりをしていて追加したはずのGoogleカレンダーの予定の詳細を知りたいのに、そのメールの検索が面倒。
Gmailで受け取った情報を手早くGoogleカレンダーに入れたい。
Googleカレンダーの予定からGmailを参照したい。

以下の３つの手順を比較してみる。

  1. クリックするだけでGmailからGoogleカレンダーに予定を追加
  2. Googleカレンダーの予定の詳細にGmailへのリンクを貼る
  3. タスクとしてToDoリストに追加して日時を設定する

使うのは

クリックするだけでGmailからGoogleカレンダーに予定を追加

Gmail Webアプリの標準機能を使う方法。 あまりお勧めしない。

Gmailを開いている状態で、メール上のアイコンの一番右の「その他」の点が三つ並んだボタンを押すと、「予定を作成」というメニューがある。

「予定を作成」を押すと、別タブが開いてGoogleカレンダーの予定作成画面が現れる。

利点

  • クリックのみで予定を作成できる。
  • メールの件名がそのまま予定のタイトルになる。
  • メールの宛先に含まれている人全員をゲストとして自動で追加できる。
  • メールの文面の最初の数行が説明の欄に追加される。

問題

  • メールの宛先に含まれる人をゲストとして追加したくない場合は手動で削除する必要があるし、間違えてゲストに入れたまま予定を作成するとメールで通知がいってしまう。
  • メールの文面の一部しか説明に反映されない。
  • 元のメールとの紐付けができない。

Googleカレンダーの予定の詳細にGmailへのリンクを貼る

これが一番現実的。

新規の予定を作成し、説明欄に情報を追加したいGmailのURLをコピペする。

GmailのWebアプリでスレッドを開いた状態のブラウザのURL欄をコピーして、新規の予定の説明欄に貼り付け。URLをクリックするとGmail Webアプリが開いてそのメールを見ることができる。

メールを見るにはGmailにログインしておく必要があるので、、誤って予定を公開してしまっても心配ない。

利点

  • Googleカレンダーのモバイルアプリをインストールしていれば、（少なくとも）iPhoneでも機能する。
  • カレンダーの予定とGmailが紐づく。

問題

  • コピペが面倒。
  • オフラインではメールを参照できないので、重要事項は別途説明欄にコピペしておく必要あり（Googleカレンダー使う人はオフラインで予定を確認しない？）。
  • 新規の予定を作成する手間がある（前述のGmail側から予定を作成する方法と併用しても良い）。

タスクとしてToDoリストに追加して日時を設定する

Gmail Webアプリでメールのスレッドを開いたページで、上部のメニューアイコンの中にタスクに追加というボタンがある。 Gmail Webアプリの右側にGoogle ToDoリストが開かれて、メールの件名の新規タスクが追加される。対象のスレッドへのリンクも自動で添付される。

利点

  • ワンクリックでToDoリストに追加可能。
  • 日付を設定すればGoogleカレンダー上に表示される。
  • Gmailとの紐付けが楽。
  • 別スレッドのメールもタスクに追加して、サブタスクにすることで関連情報をまとめることができる。
  • 時間を設定すればリマインドしてくれる。

問題

  • カレンダーの予定ではないので、同期しているiPhoneやMacのカレンダーには表示されない（専用アプリかGoogleカレンダーで閲覧）。

現実的な運用

  1. ミーティングや出張など時間の範囲があるものは、予定の詳細にリンクを貼る。
  2. 期限を残しておきたい人はToDoリスト。

快適Googleライフを！